5 съвета от експерти за повишаване на продуктивността

В статията ще научите 5 съвета на водещи експерти в областта на продуктивността, които лесно ще може да приложите в ежедневието си.

1. Да спрем да реагираме

Ето какво казва Tim Ferris, автор на бестселъра “The 4-Hour Workweek”:

“Опитвам се първите 80-90 мин. от деня ми да се различават колкото се може по-малко. Мисля, че рутината е необходима, за да се чувстваме в контрол и нереагиращи, а това намалява тревожността. Точно поради това ни прави и по-продуктивни.“

Повечето от нас като станем изглежда така сякаш нещата вече са в движение. Трябва да се бърза и бяга нанякъде. Имейлите пристигат. Вече изоставаме.
И, разбира се, не си постигаме целите. Незабавно започваме с това, което светът ни е подхвърлил и тогава просто реагираме, реагираме, реагираме, докато нови неща изникват и така до края на деня или до момента, в който сме прекалено изтощени, за да направим това, което е важно.
Трябва да ставаме преди да е започнала лудницата. Преди да са се появили изисквания към нас. Преди целите ни за деня да се съревновават коя да бъде първа.

Прочети още:
SoProductive: уъркшоп за повишаване на продуктивността

2. Да решим кои са ТРИТЕ най-важни задачи днес 

Cal Newport е продуктивен професор от Georgetown, пише академични разработки, написал е 4 книги и е баща и съпруг. И всеки ден приключва със задачите до 17:30 часа. Ето какво има да ни каже той за продуктивността.                                                     
Не всички задачи са еднакво важни. Повечето от нас се занимават с два фундаментално различни типа задачи – повърхностни и дълбоки:
„Повърхностната работа е малката работа като имейли, срещи, търсенето и използването на информация. Неща, които не използват талантите ни. Дълбоката работа притиска настоящите ни способности до техните граници. Тя произвежда високостойностни резултати и усъвършенства уменията ни.“
Повърхностната работа възпрепятства уволняването ни, но дълбоката работа е това, заради което ни повишават. Дълбоката работа трябва да е приоритет.

В своята книга „The ONE thing” Gary Keller използва „принципа на Парето“ в ежедневната си работа:
„Повечето от нас получават 80% от резултатите си от 20% от работата си. Така, че се фокусирайте върху тези 20%.“
Какво е това, което създава напредък? Какво дава високи резултати? Направете тези неща.
И бъдете ясни. Внимателно определете какво трябва да се направи. Изследванията показват, че притежаването на конкретни цели е свързано с огромно увеличение на увереността и чувството за контрол.
„Хората, които си поставят конкретни цели, имат 50% по-голяма вероятност да се чувстват уверени, че ще постигнат целите си и 32% е по-вероятно да се чувстват, че контролират животите си.“

3. Да използваме своите „магични часове“ за трите важни неща

Нашата продуктивност варира в различните часове от ежедневието.
Dan Ariely е поведенчески икономист в Duke University и автор на бестселъра “Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions”.
Dan казва, че имаме 2-2.5 часа на пикова продуктивност всеки ден. Всъщност може да сме 30% по-ефективни по това време.
„Излиза, че повечето хора са продуктивни през първите 2 часа от сутринта. Не точно след ставане, но ако ставате в 7 часа, ще сте най-продуктивни от 8 до към 10.30 часа.“
Думите на Dan се припокриват и с други изследвания:
„Изследванията показват, че вниманието и паметта, способността да мислим ясно и да учим може да варират между 15 и 30% през деня. Повечето от нас са в пика си около 2.5 до 5 часа след ставане.“
Това наистина ли е така? Проучванията на гении показват, че повечето вършат най-добре работата си рано през деня.
Това са часовете, когато трябва да работим върху трите си цели. Да определим тази част от деня си като „защитено време“.
Може би знаем, че сме нощни птици. Добре, тогава ще защитим тези часове. Важното нещо е да направим ключовите си задачи през тези ключови часове.
Вече знаем какво е важно днес и знаем кога са най-добрите часове, за да го направим. Но може би не сме мотивирани или чувстваме, че ще отлагаме. Как може да задвижим нещата?

4. Да имаме ритуал за започване

Charles Duhigg е автор на бестселъра „The power of habit: why we do what we do in life and business“. Ето какво казва той за борбата с отлагането и приключването на нещата:
Да приключим нещата е по-малък проблем, отколкото това въобще да ги започнем.
„Един начин да се използва навика в борбата с отлагането е започването да се превърне в навик. Когато хората говорят за отлагане, по принцип имат предвид, че не могат да направят първата стъпка. Ако хората превърнат в навик първата стъпка, останалото става много по-лесно.“

Може би сипването на онази чаша кафе е сигналът, че се захващаме за работа. Може би имаме конкретно място, на което обикновено сме продуктивни? Нека да отидем там.
Wendy Wood, професор в USC, обяснява как средата активира навика – без да осъзнаваме.
„Навиците произлизат от научаването на асоциации между дадено действие и даден резултат и контекста, който е асоцииран с тях. Веднъж щом е формиран навикът, различни елементи от контекста могат да послужат като сигнали за активация на поведението, независимо от намерението или липсата на конкретна цел… Много често съзнанието ни въобще не се ангажира.“

През някои дни просто няма да се получи. Не можете да започнете тази първа задача. Какво можете да направите, когато опитите не дават резултат?

5. Да използваме „позитивно отлагане“

Да, отлагането може да бъде полезно нещо – но трябва да бъде правилния вариант на отлагането.
Обикновено кога свършваме онези 1000 неща? Когато избягваме едно конкретно нещо, което абсолютно ни плаши.
Ако знаем, че не можем да направим точно сега това страшно нещо, нека да не включваме фейсбук или нещо друго. Нека си кажем, че е наред да го избягваме – стига да се захванем с втората задача от нашия списък.

Dr. John Perry, автор на “The art of procrastination” обяснява добър метод как да използваме това за провокирането на огромна продуктивност:
„На върха на вашия списък сложете няколко обезсърчителни и трудни задачи с краен срок (който не е истински). След това разширете още списъка и добавете няколко изпълними задачи, които са от значение. Изпълнението на тези задачи става начин за неправенето на трудните в списъка.“

Обобщение:

1. Спрете да реагирате. Станете преди света да е започнал да изисква от вас, така че да имате време да разберете кое е важно за вас.
2. Решете какво е от значение днес. Няма да свършите всичко, така че решете кое ще ви предвижи напред? Кое ще ви накара на края на деня да се почувствате сякаш сте постигнали нещо? Не повече от 3 цели.
3. Използвайте своите „магични часове“ за тези 3 неща. Вашето пиково продуктивно време вероятно е 1 или 2 часа след ставането. Ако знаете, че най-добрите ви часове са по друго време – добре. Защитавайте „магичните си часове.“
4. Имайте ритуал за започване. Отидете на мястото, на което принципно успешно се справяте със задачите. Вземете си кафето. Всичко, което казва на мозъка ви, че е време да се работи.
5. Когато нещата се забавят, използвайте „позитивно отлагане.“ Ако не можете да започнете супер страшното нещо, започнете по-малко страшното. Добавянето на много страшна задача, може да направи другите по-лесни.

Източник: time.com 

Прочети още:
SoProductive: уъркшоп за повишаване на продуктивността 
Индивидуален и екипен коучинг